polski 
Otrzymałeś dotację z PUP Iława na rozpoczęcie działalności gospodarczej? Gratulacje! To świetny krok ku niezależności i rozwoju własnej firmy. Ale uwaga, podpisanie umowy to dopiero początek. W praktyce wiele osób popełnia błędy, które mogą kosztować ich zwrot całej dotacji. W tym artykule podpowiadamy, na co szczególnie zwrócić uwagę, żeby spać spokojnie i bez stresu rozliczyć wsparcie.
Płatności tylko z właściwego konta. Kwota dotacji wypłacona zostaje na konto bankowe wnioskodawcy wskazane we wniosku, którego jest właścicielem, a zatem wszystkie zakupy powinny być z tego konta. Zakupy opłacone z innego rachunku lub przez kogoś innego mogą zostać uznane za niekwalifikowane.
Oryginały dowodów zakupu i potwierdzenia przelewów są obowiązkowe Rozliczenie dotacji to nie tylko dowody zakupu, ale też dowody zapłaty. Musisz mieć potwierdzenia przelewów lub inne dokumenty np. historie transakcji, które jednoznacznie pokażą, że środki zostały wydane zgodnie z umową. Potwierdzenie zapłaty musi zawierać odniesienie do faktury lub jasno wskazywać, czego dotyczy.
Trzymaj się specyfikacji zawartej w umowie. Dopuszczalne są zmiany zakupów tylko na pisemny wniosek, w którym wskazane jest uzasadnienie planowanych zmian. Po jego akceptacji przez urząd i zawarciu aneksu do umowy można dokonać zmian. Wszystkie zmiany trzeba zgłaszać, najlepiej od razu na piśmie! Jeśli zmienisz adres prowadzenia działalności, jej profil musisz poinformować urząd. Brak informacji o takich zmianach może zostać potraktowany jako naruszenie warunków umowy.
Sprzęt zakupiony w ramach dotacji powinien być wykorzystywany w celu osiągania przychodów. Kontrole pokazują, że część sprzętu kupionego z dotacji nie jest nawet rozpakowana. To błąd. Dotacja ma pomóc w prowadzeniu działalności, a nie tylko w zakupie. Jeśli urząd stwierdzi, że sprzęt nie jest używany, może uznać, że firma nie działa zgodnie z założeniami i zażądać zwrotu pieniędzy. Trzeba też dokumentować przychody wynikające z jego użycia np. przez faktury, zlecenia, zdjęcia stanowisk pracy.
Obowiązek prowadzenia działalności przez 12 miesięcy. Zamknięcie firmy przed upływem roku, zawieszenie jej na dłużej niż 6 miesięcy lub podjęcie pracy etatowej to wszystko są sytuacje, które skutkują wypowiedzeniem umowy i obowiązkiem zwrotu środków. Po 4 i 12 miesiącach działalności trzeba złożyć sprawozdanie, w którym wykazuje się m.in. osiągnięte przychody.
Rozliczenie musi być kompletne. W rozliczeniu trzeba uwzględnić wszystkie wydatki zgodnie ze specyfikacją. Jeśli coś się nie zgadza albo nie zostanie rozliczone w terminie, niewykorzystane środki trzeba będzie zwrócić. Dotyczy to też sytuacji, gdy urząd nie zaakceptuje danego zakupu.
Podatek VAT – uwaga na zwroty. Dotacja rozliczana jest w kwocie brutto, więc jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i odliczysz go od zakupów finansowanych z dotacji, musisz zwrócić równowartość tego podatku na konto urzędu. Termin zwrotu zależy od momentu rozliczenia VAT w urzędzie skarbowym.
Sprzętu nie można sprzedać ani oddać. Do czasu zakończenia umowy nie możesz sprzedać ani przekazać osobom trzecim sprzętu kupionego z dotacji. Nie możesz go też obciążyć np. leasingiem czy zastawem. Naruszenie tej zasady kończy się wypowiedzeniem umowy i obowiązkiem zwrotu środków.
Wniosek jest prosty, dotacja to duża szansa, ale i konkretne obowiązki. Warto czytać umowę i regulamin uważnie, nie działać „na skróty” i na bieżąco kontaktować się z urzędem, jeśli coś budzi wątpliwości. Większości problemów da się uniknąć, jeśli planujesz i dokumentujesz wszystko od początku. Jeśli ten tekst pomoże choć jednej osobie uniknąć błędów, to było warto.
